INTRODUÇÃO

A Cámara Española de Comercio apresenta a Cartilha de Compras Sustentáveis. Desenvolvida para ser um canal de compartilhamento de boas práticas relacionadas aos processos de compras, a Cartilha é resultado do empenho e da participação de empresas associadas à Cámara, que contribuíram com o aprimoramento do conteúdo apresentado a seguir. De forma simplificada, a Cartilha evidencia maneiras funcionais de transformar os procedimentos corporativos e fomentar o desenvolvimento consciente. Nas próximas páginas, empresas que atuam em diversos segmentos do mercado apresentam suas próprias iniciativas, globais ou desenvolvidas e implementadas no Brasil, e também o que aprenderam desde o início da adoção do conceito de compras sustentáveis.

Cámara Española de Comercio
Novembro/2014

Otimização de custos

A busca pelo lucro é o principal objetivo de uma organização. No entanto, o grande desafio é manter as margens de lucro de forma sustentável, garantindo o crescimento do negócio sem impactos negativos nos âmbitos ambientais e socioeconômicos. Parte importante de uma estratégia neste sentido é a otimização de custos, objetivo que, invariavelmente, passa pela área de Compras. Aquisições integradas de grandes quantidades de materiais e a concentração de processos são valiosas aliadas das empresas nesta empreitada.

Gestão de Risco

A reputação é um dos principais bens de uma companhia e, ao mesmo tempo, um dos temas mais delicados. Por isso, antes de associar sua marca ou produtos a outra companhia, é fundamental que a empresa tenha pleno conhecimento do posicionamento adotado por seus parceiros e fornecedores. Para evitar situações adversas, não basta apenas garantir que a sua empresa atue de acordo com a legislação; é necessário estar atento ao que acontece com seus parceiros e fornecedores e, quando necessário, exigir um posicionamento ético e dentro da lei.

Otimização de Oportunidades

A aplicação de critérios de sustentabilidade em processos seletivos de parcerias e fornecimento de materiais ou serviços é uma das saídas encontradas pelas empresas para otimizar as oportunidades de negócio. As melhorias podem ocorrer de diversas formas. No caso de alguns associados da Cámara Española de Comercio, elas se dão tanto pela compilação de informações, que permite análises rápidas e eficazes dos fornecedores cadastrados, quanto pelo aprimoramento dos processos seletivos, que se tornam mais precisos e contribuem para a criação de uma cadeia mais sustentável.

Planejamento de Compras

Uma das palavras-chave para gerir um negócio sustentável é “planejamento”. Quando o tema envolve limites orçamentários, como é o caso de compras, o termo se torna ainda mais fundamental. Planejar é preciso para que as demandas da empresa “caibam” no orçamento, que sejam geridas de forma simples e efetiva, e que, sempre que possível, garantam o equilíbrio entre bom preço e qualidade nas contratações.

Pedidos de Proposta

O momento de pedir e analisar propostas comerciais para fornecimento de materiais ou serviços é crucial para as compras sustentáveis. É neste ponto do processo de negociação com parceiros que a empresa tem a oportunidade de elevar a avaliação de todos os critérios de seleção ao nível prático. Por isso, é preciso criar uma mecânica que funcione de maneira satisfatória segundo o mercado em que a companhia está inserida, para que as partes negociantes cheguem a um acordo positivo para ambas.

Avaliação

Nos capítulos anteriores, as declarações e experiências de empresas associadas à Cámara Española de Comercio deixam clara a importância de estabelecer critérios e procedimentos de avaliação na hora de construir um processo sustentável de compras. Dessa forma, é possível selecionar parceiros comerciais que tenham capacidade para atender às demandas técnicas e operacionais, bem como às expectativas socioambientais da companhia.

Qualificação

A partir da compilação dos resultados levantados nas avaliações baseadas em critérios de sustentabilidade, é possível criar um ranking de classificação de fornecedores. Essas informações podem ser úteis para conhecer melhor as empresas parceiras, além de auxiliar no desenvolvimento de planos de ação que beneficiem ambas as partes ou ainda identificar pontos de melhoria nos processos de fornecimento de produtos ou serviços.

Contratação

Todos os aspectos avaliados durante o processo seletivo pela área de Compras são concretizados no momento da contratação. Esse é o momento de colocar em prática os critérios de sustentabilidade e, ao lado de parceiros internos, como as áreas Jurídica e de Auditoria, elaborar um documento claro e justo para ambas as partes, com cláusulas que estabeleçam a obrigatoriedade do cumprimento das normas e o respeito aos valores da corporação. Dessa forma, a empresa evita problemas que vão desde a descontinuidade por falta de qualidade até o desrespeito a legislações vigentes.

Desenvolvimento

As relações comerciais entre empresas podem representar grandes oportunidades de desenvolvimento para ambas as partes. Em uma companhia que busca crescer de forma sustentável, estas iniciativas são fundamentais e podem ser adotadas também pela área de Compras. Ao avaliar um potencial fornecedor em processo de concorrência, é possível identificar pontos de melhoria e, caso ele seja selecionado, elaborar ações em conjunto para incrementar a expertise do contratado, aumentando a qualidade dos produtos e serviços e beneficiando todos os envolvidos.

Recontratação

Materiais com defeito, entregas atrasadas, má conduta no relacionamento com o cliente final: estes são apenas alguns dos problemas que uma empresa pode ter com seus parceiros e fornecedores. Para prevê-los e/ou evitá-los, é importante acompanhar as operações do fornecedor, com sistemas eficazes de monitoramento. Seja de maneira presencial ou virtual, a companhia precisa observar de perto o que acontece no dia a dia desses parceiros, para, entre outras vantagens, assegurar-se de que os processos sustentáveis aplicados nas demais fases da cadeia de compras sejam seguidos à risca.

Descredenciamento

O pensamento lógico leva a crer que vale a pena recontratar um parceiro ou fornecedor que prestou serviços com sucesso no passado. No entanto, as práticas sustentáveis de Compras vigentes em algumas grandes empresas apontam para o sentido contrário. Na verdade, muitas optam por monitorar dados e manter um ranking de classificação de fornecedores apenas para compilar informações úteis. Os processos de concorrência a cada novo trabalho ou renovação de contrato promovem uma relação justa entre contratante e contratado, além de incentivar os fornecedores a buscarem sempre oferecer produtos e serviços diferenciados, com qualidade e boa relação custo-benefício.

Descontinuidade

Encerrar um relacionamento comercial é uma das questões mais complicadas para a área de Compras. É importante ter definidos todos os passos anteriores para que, caso seja necessário pôr fim a uma parceria, esse procedimento ocorra pelos motivos corretos e de maneira transparente e justa para ambas as partes. Por mais acurados que sejam os processos de seleção e monitoramento, uma companhia precisa estar preparada e saber como proceder em casos de quebras de contrato, desvios de conduta e entregas de má qualidade.